Handelsbetingelser for Fieldflow
1. Parterne
Fieldflow leveres af Høtoft Engenuity, CVR 36162724, Skadevænget 14, 2791 Dragør, info@hotoft.com ("vi"). Vilkårene gælder for den virksomhed, der opretter en konto ("kunden"). Fieldflow sælges kun til erhvervsdrivende.
Den, der opretter kontoen, bekræfter at have ret til at binde virksomheden.
2. Tjenesten
Fieldflow er et system til håndværksvirksomheder: sager fra henvendelse til faktura, beskeder med kunder, planlægning af montører og forslag fra kunstig intelligens, som et menneske godkender, før de rører verden udenfor, medmindre kunden selv har slået automatisk udførelse til.
Kunden er selv ansvarlig for det, der sendes til kundens egne kunder, og for tilbud, priser og fakturaer, kunden godkender. Forslag fra kunstig intelligens kan være forkerte og skal ses efter.
3. Prøveperiode
En ny konto har 30 dages gratis prøveperiode. Der gives ikke betalingskort ved oprettelse. Vil kunden fortsætte, startes abonnementet under Indstillinger → Abonnement, og første betaling trækkes, når prøveperioden er slut.
Bruges Fieldflow efter prøveperioden uden abonnement, kan vi lukke adgangen med varsel på e-mail.
4. Pris og betaling
Prisen er 349 kr. om måneden pr. bruger ekskl. moms. Den aktuelle pris står altid under Indstillinger → Abonnement. Betaling sker månedsvis forud med kort gennem Stripe.
Prisændringer varsles med mindst 30 dage på e-mail.
5. Opsigelse
Kunden kan opsige når som helst under Indstillinger → Abonnement → Betaling og fakturaer. Opsigelsen får virkning ved udgangen af den betalte periode. Betalte perioder refunderes ikke.
Vi kan opsige med 30 dages varsel og straks ved væsentlig misligholdelse, fx manglende betaling efter rykker eller misbrug.
6. Kundens data
Kunden ejer sine data. Vi behandler persondata som databehandler for kunden efter databehandleraftalen, som er en del af disse vilkår.
Efter ophør kan kunden inden for 30 dage bede om en eksport. Derefter slettes dataene inden for 90 dage, bortset fra det, vi skal gemme efter lov.
7. Drift og ændringer
Vi arbejder for, at Fieldflow er tilgængeligt og sikkert, men giver ingen garanti for oppetid. Planlagt vedligehold sker så vidt muligt uden for normal arbejdstid.
Vi udvikler løbende Fieldflow og kan ændre funktioner. Væsentlige forringelser varsles.
8. Ansvar
Vores samlede ansvar er begrænset til det beløb, kunden har betalt de seneste 12 måneder. Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og tab af data, og ikke for fejl i tredjeparters tjenester, kunden forbinder, fx bogholderi og kalender.
9. Ændring af vilkårene
Ændringer varsles med 30 dages varsel på e-mail til kundens administrator. Bruger kunden Fieldflow efter ændringen, gælder de nye vilkår.
10. Lov og værneting
Dansk ret gælder. Tvister afgøres ved Københavns Byret som første instans.
Databehandleraftale
mellem kunden, der har accepteret Fieldflows vilkår (den dataansvarlige), og Høtoft Engenuity, CVR 36162724, Skadevænget 14, 2791 Dragør (databehandleren).
1. Formål
Aftalen sikrer, at databehandleren behandler persondata på den dataansvarliges vegne efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) art. 28, stk. 3. Aftalen er en del af Fieldflows vilkår og gælder, så længe databehandleren behandler persondata for den dataansvarlige.
2. Instruks
Databehandleren behandler kun persondata efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er at levere Fieldflow som beskrevet i vilkårene og bilag A, og det, den dataansvarlige gør i Fieldflow (fx sender beskeder, forbinder kalender eller bogholderi, sletter data). Er en instruks efter databehandlerens mening i strid med lovgivningen, underretter databehandleren straks den dataansvarlige.
3. Fortrolighed
Kun personer, der har brug for det, har adgang til persondata, og de har tavshedspligt. Databehandlerens support ser kun sagsindhold, når den dataansvarlige har givet supportadgang i Fieldflow, og kun så længe adgangen gælder (ADR 0060).
4. Sikkerhed
Databehandleren træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter art. 32. De står i bilag C.
5. Underdatabehandlere
Den dataansvarlige giver generel forhåndsgodkendelse til de underdatabehandlere, der står i bilag B. Databehandleren varsler ændringer 30 dage før, på e-mail til kundens administrator, og den dataansvarlige kan gøre indsigelse og opsige. Underdatabehandlere pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale.
6. Overførsel til tredjelande
Persondata overføres kun til lande uden for EU/EØS på et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V (fx en tilstrækkelighedsafgørelse som EU-US Data Privacy Framework eller EU's standardkontraktbestemmelser). Grundlaget står pr. underdatabehandler i bilag B.
7. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren hjælper den dataansvarlige med at opfylde de registreredes rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse) og med art. 32-36 (sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høring), i det omfang det er rimeligt ud fra behandlingens art.
8. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud, så den dataansvarlige kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer.
9. Sletning og tilbagelevering
Ved ophør kan den dataansvarlige inden for 30 dage få en eksport af sine data. Derefter slettes persondata inden for 90 dage, medmindre lovgivningen kræver opbevaring. Sikkerhedskopier slettes i takt med, at de udløber (efter fem dage).
10. Revision og tilsyn
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes, og giver mulighed for revision efter rimeligt varsel og for den dataansvarliges regning.
11. Ikrafttræden og ophør
Aftalen træder i kraft, når kunden accepterer vilkårene, og gælder, så længe databehandleren behandler persondata for den dataansvarlige.
---
Bilag A: Behandlingen
Formål: at drive den dataansvarliges sager fra henvendelse til faktura: modtage og læse henvendelser, foreslå og sende beskeder, planlægge besøg, lave tilbud og fakturaer og overdrage dem til den dataansvarliges bogholderi.
Behandlingens art: opbevaring, strukturering, automatisk læsning og klassifikation med sprogmodeller, afsendelse af beskeder, planlægning og overførsel til systemer, den dataansvarlige selv forbinder.
Registrerede: den dataansvarliges kunder og deres kontaktpersoner, den dataansvarliges medarbejdere (kontor, montører og malere) og afsendere af henvendelser.
Persondata:
- kunder: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, beskeder, fotos og video, ejendomsoplysninger (fx BBR), tilbud, fakturaer og betalingsstatus;
- medarbejdere: navn, e-mail, rolle, kalender, fravær, registreret tid og lønomkostning;
- voicemail og transskription, når telefoni er slået til.
Der behandles ikke følsomme oplysninger efter art. 9 med vilje. De kan forekomme i fritekst fra kunder (fx "min mand er syg"), og Fieldflow gemmer dem ikke som særskilte oplysninger.
Varighed: så længe kunden bruger Fieldflow, og derefter efter afsnit 9.
Behandlingssted: databehandlerens drift ligger i EU (Fly.io, region Stockholm). Underdatabehandlernes placering står i bilag B.
Bilag B: Underdatabehandlere
Se listen over underdatabehandlere.
Bilag C: Sikkerhed
Beskrevet ud fra koden og driften 30/9 2026:
- Adskillelse af kunder: hver række i databasen tilhører én kunde, og databasen håndhæver det med row level security. Et kald uden kunde afvises.
- Adgang: login med Google (OIDC). Roller (administrator, kontor, montør) håndhæves i serveren; montører ser kun egne sager og ingen priser.
- Kryptering: trafik med TLS. Tokens til bogholderi og kalender krypteres med egne nøgler. Hemmeligheder ligger i driftsplatformens hemmelighedslager, aldrig i koden.
- Sporbarhed: hver ændring på en sag står i en hændelseslog, der ikke kan rettes eller slettes (append-only), med aktør og tidspunkt.
- Vedhæftninger: i et privat objektlager, kun hentet med tidsbegrænsede, signerede adresser. Billeder fra inboxen får fjernet EXIF og GPS før upload.
- Fejlopsamling: fejltekster renses for e-mail og telefonnummer, før de sendes til Sentry i EU.
- Kunstig intelligens: forslag, der rører verden udenfor (beskeder, bookinger, fakturaer), godkendes af et menneske, medmindre den dataansvarlige selv har slået automatisk udførelse til.
- Sikkerhedskopi: dagligt øjebliksbillede af databasen hos Fly.io, gemt i fem dage, med en beskrevet procedure for gendannelse (docs/deploy.md afsnit 17).